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物业管理系统解决方案

•  概述

       亿源科技物业管理信息系统集：计算机技术、网络技术、智能卡技术和软件技术于一体，实现包括物业管理中代收水电气、小区消费、信息查询、维护服务等全部服务业务管理的信息化，将从根本上改变以往的工作方式和服务理念，提升公司的管理能效。

•  系统模型


       在本系统的功能模型中，我们将系统设计为包括：中心服务业务、抄表业务、水电气代收费业务、设备维修业务以及可扩展业务五个部分。每个业务独立成为一个模块，实现各个业务管理人员相互分开，这一模型完全符合物业公司期望的操作流程。

•  系统功能

•  抄表业务：
       作为物业管理系统的主要功能组成部分，抄表业务包含了整个系统最大的工作量、最多的参与人员和最容易出错管理环节。在本系统中，我们提供手持式 POS机进行现场抄表，以改变一般的物业管理系统手动抄表带来的诸多不便。
•  具体的抄表过程：
       记录定位：抄表人员带着移动式 POS机到抄表现场时，通过POS机上的界面提示快速定位到相应记录，抄表机上将显示该户表类型、表序号、上月底数等信息（注：POS机上可显示8行*8列的汉字）；
       抄表：抄表员输入当月底数，即自动计算出该户的当月用量。如果抄表员发现该户表异常，则可作特殊抄表，包括：估抄（抄平均用量）、表慢（加一定用量）、表快（减一定用量）等；
       数据上传：抄表员抄完后，即返回中心，并将手持机通过专用 RS-232通信线与计算机联接，启动管理软件中数据上下传功能，将POS机上保存的抄表记录上传到计算机中；
       当然，用户也可以选择不采用手持式 POS机，而进行笔抄，抄完后，再手动录入到计算机中。
•  两种抄表方式的比较
       采用手持式 POS机与传统的笔抄具体比对如下表：

项目

采用 POS机抄表

笔抄

抄表速度

快

慢

抄表准确性

基本上可以做到抄表数据完全准确。

较容易出错

抄表工作量

很小

大量

录入工作量

很小

大量

投资成本

高

低

管理成本

低

高

•  服务中心业务
       按目前大多数物业公司的管理现状，一般都将服务中心与财务收费结算放在一起，由不同的人员管理不同的工作内容。而本方案中我们将服务中心与财务收费结算相分开，主要是为了便于理解整个系统模型和操作流程，具体实施过程中，用户完全可以将其分开或合并。
•  业务内容：
       服务中心所主要办理的业务包括：业主信息建立和变更；业主信息的查询和统计分析；公共信息发布和更新；业主卡办理；投诉及建议办理等等。服务中心相当于是物业公司的一个服务窗口和信息平台。
•  硬件设备配置：
       服务中心需要配置的硬件设备除了管理计算机外，还包括：打印机（可以是普通打印机或是专用票据打印机）、智能卡读写设备、智能卡、密码小键盘和 UPS稳定电源。
       业主卡可以根据物业公司管理和投资需要，选择采用接触式 IC卡、非接触式IC卡或非接触式ID卡，具体关于各种智能卡的比对，请参见后面的相关章节。
•  收费业务：
       收费业务是本系统的主要功能部分，该部分的具体功能实现将完全根据目前公司的管理操作流程进行个性化开发，以期最大限度地满足公司管理需要。同时，系统提供详细的收费情况统计功能，统计查询包括：欠费明细、欠费汇总分析、缴费明细结算（按日期时间及操作员进行结算）、缴费汇总分析等。
•  收费项目：
财务收费结算是本方案的中心部分，可实现包括：水电气代收费、物业管理收费、小区业主消费业务充值（如洗衣、食堂吃饭、小卖部等）等多项收费业务。
•  缴费方式：
       本系统将根据用户的需要，提供包括：现金、内部转帐以及其它缴费方式。
•  票据打印：
       系统提供全面个性化的票据打印，用户可根据需要，采用票据打印机打印一式几联的专用收款凭证，也可采用普通的打印机打印一般收款凭条。
•  报修 /维修业务
       报修 /维修业务提供：业主通过包括：服务电话、WEB网站或服务中心等多种方式申请设备报修；维修人员响应情况登记；维修人员检修结果和维修费用收取以及业主对维修情况的返馈情况等。作为全省优秀的物业管理公司之一，东方物业管理公司期望通过尽可能周全的为业主服务方式和强有力的监督管理机制，提升公司的整体业务水平，落实总公司深化经营管理制度，力求发展的目标。
•  业务过程：
       当业主通过以上各种方式进行设备维修申请后，将由具体的管理人员将其申请录入计算机，并上传到中心服务器；工程维修人员即时查看申请记录后，将对此申请作出具体检修时间按排，确定何时、何人前往检修；工程人员检修后，确定免费维修的，则立即维修，如需收费的，则通过业主到收费中心缴费，并取得缴费凭证；工程人员凭缴费凭证领取配件或更换设备，并进行现场维修；工程人员维修完成后，需录入相应的维修情况说明，以备管理人员查看；业主可以通整个维修过程提出议建；工程管理人员可通过其办公主机查询全部或部分记录；
•  可扩展业务
       本系统解决方案规划可实现扩展的业务包括： WEB查询子系统、触摸屏多媒体查询子系统、园区一卡通接口及其它所需的数据接口等；
•  WEB查询子系统：
       WEB查询系统是目前许多电子政务管理系统的典型实现模式。由于WEB系统无需安装，通过互联网进行数据传输，实施起来非常方便，同时对提高整个系统的先进性、全面性起到了画龙点睛的作用，因此，此扩展功能是我们建议采用的主要扩展功能之一。
WEB查询子系统主要实现三部分功能：
       •  面向业主的宣传功能：通过网页上大量生动的文字、图片及影像资料，宣传包括园区的管理措施、健康小常识、园区的一些活动、经营或服务业项目等，可以拓展物业公司与业主的沟通渠道，加深物业公司与业主之间的互信。
       •  面向公司管理层的查询功能：公司管理层可以通过 WEB网站上的相关功能，查询各个业务部门的具体工作情况，简化以前的管理程序，提高管理效益；
       •  面向业主的投诉、建议及维修申请：业主可登录服务 WEB网站，在相关功能模块下直接填写投诉信息、建议以及进行设备维修申请；
•  触摸屏查询子系统：
       与 WEB查询子系统不同，触摸查询子系统主要实现面向业主的宣传功能：通过多媒体的宣传效果，宣传包括园区的管理措施、健康小常识、园区的一些活动、经营或服务业项目等，可以拓展物业公司与业主的沟通渠道，加深物业公司与业主之间的互信。
•  园区一卡通接口：
       从理论上讲，无论东方公司规划建设中的一卡通系统是采用什么卡类型（包括感应式的 ID卡和感应式的IC卡），我们都可以提供与该卡进行数据共享的解决方法，即实现同用计划发行的卡片，而无需再放卡，节约系统投资金额。
•  其它系统数据接口：
       与其它公司不一样，我公司期望针对东方物业公司的现有一些业务及管理需求进行个性公开发，以提升系统的可用性、适用性。当然，我们就有能力，愿意提供其它系统所需的数据接口。